Pozwolę sobie wrzucić mój krótki poradnik szybkiego startu z GNU Cash w nadziei, że paru z Was się tym softem zainteresuje i będziemy mogli dzielić się doświadczeniami i pomysłami. Pozostali niech nie czytają :)

Elementarna instrukcja “jak zacząć?”
dla programu GNU Cash.

Zastrzeżenie: nigdy nie uczyłem się rachunkowości/księgowości, nie znam się na tym. Nie znam terminologi. Kiedyś prowadziłem swoją KPiR, ale to mi ani trochę nie ułatwia zrozumienia GNUCash. Będę więc pisał jak neofita dla ignorantów.

Pierwsze spostrzeżenie, techniczne: Pracuję zwykle z kilku różnych komputerów, z różnymi systemami operacyjnymi. Zauważyłem, że w GNUCash plik z danymi można przechowywać na zewnętrznym, bardzo zewnętrznym nośniku. Najwygodniej - w internecie, w jakiejś usłudze typu Dropbox albo Ubuntu One. Oczywiście dane powinny być zaszyfrowane. Używam TrueCrypt’a (do szyfrowania katalogów na moim laptopie), więc na Dropboxie utworzyłem nieduży (10MB) wolumin TrueCrypt’a i tam umieściłem plik z danymi GNUCash’a. Póki co - wszystko działa super łącznie z kompatybilnością międzysystemową Linux-Winda !

Pierwsze kroki

Niezły, bo krótki “getting started” instruktaż, chyba krótszy od mojego, ale po angielsku jest tutaj: http://tuxradar.com/content/group-test-home-finance-software.

Wbrew sugestiom autorów podręcznika zalecam, zwłaszcza osobom o takiej nieznajomości księgowości, jaką reprezentuję ja, rozpoczęcie zabawy od minimalistycznego planu kont, czyli “Prosta książeczka czekowa”.. Aktywa-ROR, Przychody, Wydatki. Wystarczy. Na tym należy chwilę potrenować według wytycznych np. stąd:
http://gnucash.org/docs/v2.4/C/gnucash-guide/txns-puttoget1.html#txns-puttoget-add2 (to samo jest w pomocy, pod “przewodnik”).

Gdy już zaczniemy “czuć jak to działa”, to warto zacząć od nowa, otworzyć “typowy” plan kont i ew. pousuwać z niego zbędne pozycje. Potem można szybko pododawać to, co będzie potrzebne i dostosować plan kont do swoich potrzeb i rzeczywistego układu.

Zaczynamy od zera, przyjmujemy pierwszą wypłatę na konto ROR biorąc ją (“Transfer”) z Przychodów, dokonujemy paru wydatków. Przy wprowadzaniu kwot można wykorzystywać prosty wbudowany kalkulator, tzn pisać np. 4+13+8. Do kolejnego pola przechodzimy klawiszem Tab (lub myszką), a nie Enter’em. Enter służy do zatwierdzenia transakcji (pozycji rejestru).

Wybór z listy “Transfer” oznacza rachunek komplementarny. Nic, a zwłaszcza pieniądze, nie biorą się “z nikąd”. Odkrywcze, prawda? To zdaje się jest podstawą tzw. dwustronnej księgowości (nie znam się na tym!). Pieniądze na naszym ROR biorą się z Przychodu, tj. z pensji, udanego napadu na bank, czy-co-tam. Znikają bezpowrotnie w “wydatkach” (podzielonych na spożywcze, mieszkanie, auto...) Inne ruchy, to zawsze przesunięcia między kontami.

GNUCash wyraźnie sugeruje, aby np. wypłatę pensji od razu dzielić (“Podział”) na składniki, w tym podatki, składki na ZUSy i inne bandyckie haracze. Myślę, że warto. Takie podejście uświadomi nam, na ile jesteśmy okradani, bo system stosowany w naszym kraju celowo sformułowano tak, aby te haracze umykały naszej uwadze.

Każdą transakcję, przepływ pieniędzy możemy wprowadzać zaczynając od dowolnego z tych rachunków komplementarnych. Np. pensję - zaczynając od konta Przychody, albo od konta ROR. Patrzymy jak transakcje wpływają na salda.

Nieco później możemy utworzyć subkonta dla wydatków - np. Spożywcze, Mieszkanie - i nadal “trenować”, wprowadzić opłaty cykliczne, przyszłe.

Następnym krokiem, już trudniejszym, będzie zasymulowanie karty kredytowej i jej spłaty.
Zdarza się zwrot towaru i zwrot na kartę ze sklepu. Wtedy rejestrujemy drugą podobną transakcję, ale kwotę wpisujemy w kolumnie “Nadpłata” (niezbyt trafna nazwa...) rejestru wydatków.

Raport transakcji - zasygnalizuje nam, że nie wybrano rachunku. Należy wybrać “Modyfikuj opcje raportu”, tam kartę “Konta” i np. “Zaznacz wszystkie”.

Autentyczne dane

Gdy juĹź połapiemy się  jak-co działa, jak przepływają pieniądze i jak wyglądają raporty, moĹźemy zacząć wprowadzać własne, prawdziwe dane. Proponuję zacząć od jakiegoś “sensownego” momentu, czyli np. od wypłaty, moĹźe być ta miniona, o ile pamiętamy większość przepływĂłw i wydatkĂłw. Nie przesadzajmy z planem kont. Skupmy się tylko na tych, na ktĂłrych będziemy wprowadzać bieżące operacje, a pamiętajmy, Ĺźe w kaĹźdej chwili moĹźemy to zmienić nie tracąc juĹź wprowadzonych danych. Np. wydatki moĹźemy podzielić na spoĹźywcze-dom-auto, a jeśli uznamy za stosowne, to dodać subkonta, np. dom -> czynsz, media, wyposaĹźenie i w niczym to nie naruszy dotychczas wprowadzonych danych.

Pojedynczy paragon, czyli zakup w supermarkecie możemy podzielić na grupy zaliczając wydatki do określonych kategorii wydatków (np. spożywcze, papierosy, alkohol), patrz: http://gnucash.org/docs/v2.4/C/gnucash-guide/cbook-together1.html#cbook-puttoget-transactions 5.5.2.2 Operacja taka może początkowo sprawiać kłopoty. Proponuję następującą kolejność:

Ø    w aktywie (aktywum?) z ktĂłrego płacimy (ROR, czy GotĂłwka) w rejestrze, w nowej linii wybieramy datę, podajemy opis, np “zakupy w Auchan”, (nie wpisujemy kwoty!) klikamy u gĂłry “Podział”, naciskamy Tab, pojawia się nowa linia. tam upewniwszy się, ze kolumna  “Transfer” wskazuje właściwe, “to” aktywum (ROR czy GotĂłwka) wpisujemy łączną kwotę zakupĂłw w kolumnie “Wydaj”, (czyli “Ma” czyli Credit, czyli prawej), naciskamy Tab,
Ø    pojawia się nowa linia, w ktĂłrej ta łączna kwota zakupĂłw jest w kolumnie “Odbierz”. W tej linii wybieramy właściwy Transfer (np: Wydatki:jedzenie:uĹźywki:alkohol) i korygujemy kwotę wpisując wartość, ktĂłrą wydaliśmy na alkohol, stukamy Tab (dwa razy), aĹź pojawi się kolejna linia,
Ø    w tej linii kwota juĹź jest pomniejszona o powyĹźszą “kwalifikację wydatkĂłw”, powtarzamy tę operację rozdzielając paragon wg naszych grup wydatkĂłw, a jak juĹź braknie nam grup, lub nie pamiętamy, to pozostałą resztę kwalifikujemy do “Wydatki:inne”,
Ø    WaĹźne: Stukamy Enter. Transakcja zostaje zaksięgowana.

Nie omieszkajmy skorzystać z weryfikacji (Czynności -> Uzgodnij). Pozwoli nam to wyłapać niedopatrzenia, zwłaszcza w rachunkach typu “gotówka w portfelu”. Aby “uzgodnić” konieczne jest kliknięcie w kolumnie “U”
Pomoc/Podręcznik

Dołączony w pomocy przewodnik jest napisany dość przejrzyście. Nieco brakuje “łagodnego startu”, ale powyższe lub wyżej cytowane instruktaże powinny pozwolić nabrać rozpędu. Zalecam przeczytanie całości podręcznika. Podstawy, to rozdziały “Rachunki” i “Transakcje”. Podręcznik jest podzielony na funkcjonalne sekcje: Chceckbook (w Polsce praktycznie nie funkcjonuje, ale myślmy o nim jako o ROR), karta kredytowa (ważne!) pozwolą już w pełni zaspokoić oczekiwania wymagającego liczykrupy, a reszta - to już (podobno) narzędzie dla smallbiznesu.


--

Dziękuję i pozdrawiam.   SQLwiel.

Witam,
Dodam tylko, że jest również specjalne konto, jak equity czy opening balances *PL odpowiedniki nie pamiętam) i służą one do tzw. kapitału początkowego.
Wiadomo, że nie będziemy wprowadzać naszych pieniędzy od początku naszego życia. Więc coś na koncie już jest i to tam jako drugi rachunek ląduje.

Ja to robiłem tak:
Na koncie ROR wpis: Stan początkowy -> transfer z equity -> aktualny stan konta

Czy nadal używasz tego programu?